پروفرما اینویس یا پیش‌فاکتور از اسناد مهم و کاربردی در تجارت بین‌المللی است که تاجران و بازرگانان برای داشتن تجارتی موفق باید با آن آشنا باشند پیش از نهایی کردن یک قرارداد تجاری باید درباره شرایط، معامله، قیمت فروش، تخفیف و تاریخ تحویل مذاکره کنند و در پایان مذاکرات پیش‌نویسی اولیه از فاکتور برای خریدار ارسال می‌شود در این لیست به محصولات و خدمات قابل‌ارائه در معامله نگارش می‌شود. به این سند که به‌عنوان یک قرارداد آزمایشی ثبت می‌شود پیش فاکتور می‌گویند.
پروفرما که به نام پیش فاکتور یا اینویس هم شناخته می‌شود ابتدایی‌ترین سند در حمل‌ونقل و تجارت بین‌الملل است که وارد‌کننده یا خریدار برای آغاز مراحل واردات کالا از فروشنده تقاضا می‌خواهد تا آن را صادر کند. در این سند اطلاعات گوناگونی مانند مبدأ کالا، زمان تحویل کالا، شرایط پرداخت، نوع و تعداد کالا، قیمت واحد درج می‌شود. پروفرما بیشتر در واردات کالا کاربرد دارد، وارد‌کننده از طریق این سند شرایط فروشنده را ارزیابی می‌کند و اقدامات لازم برای دریافت مجوز، تخصیص ارز و برآورد هزینه‌های نهایی واردات کالا را انجام می‌دهد.
پروفرما اینویسیک فاکتور اولیه فروش است که قبل از ارسال یا تحویل کالا برای خریداران ارسال می‌شود و شامل اقلام خریداری شده و اطلاعات مهم مانند وزن، روش حمل و نقل و هزینه حمل و نقل است. البته در مدت زمان معین، در اختیار خریدار قرار می‌دهند هیچ دستورالعملی قالب پیش فاکتور را مشخص نمی‌کند و هر شرکتی می‌تواند قالب و فرمت پیش فاکتور خاص خودش را داشته باشد. پیش فاکتور فقط به اطلاعات کافی نیاز دارد تا گمرک بتواند عوارض مورد نیاز را پس از بررسی کلی کالاهای مشمول تعیین کند.
پروفرما اغلب در معاملات تجاری بین المللی، خصوصا زمانی که اسم گمرک در میان است وارد بازی می‌شود. پیش فاکتور یک توافق نامه الزام آور نیست و با قیمت ساده متفاوت است و شرایط فروش را دستخوش تغییر می‌کند. کسب‌وکارها و شرکت‌های بازرگانی در همه صنایع از پیش فاکتور برای برآورده کردن فرآیند تأیید خرید استفاده می‌کنند. اغلب پیش فاکتورها قیمت فروش دقیقی در اختیار خریدار قرار می‌دهند و معمولا پروفرما اینویس شامل تخمینی از هرگونه کمیسیون یا هزینه، مانند مالیات‌های قابل اجرا یا هزینه‌های حمل و نقل هستند. پیش فاکتور ممکن است در معرض تغییر باشد اما نشان دهنده تخمین با حسن نیت برای جلوگیری از قرار گرفتن خریدار در معرض هرگونه هزینه غیرمنتظره و قابل توجه پس از نهایی شدن معامله است.
کاربرد پروفرما اینویس یا پیش فاکتور
پیش فاکتور هنگامی صادر می‌شود که فروشنده در مورد مقدمات فروش با خریدار صحبت کرده است اما نمیتواند برای ارسال فاکتور رسمی اقدام کند چرا که جزئیات نهایی معامله هنوز توسط خریدار تأیید نشده‌اند. زمانی پیش فاکتور صادر می‌شود که خریدار بداند دقیقا چه انتظاری از فروشنده داشته باشد. برای نمونه فرض کنید می‌خواهید برای محل کار خود ۵ مانیتور را خریداری کنید با دریافت پیش فاکتور، با سایر همکاران و مدیران خود پیرامون شرایط پیش فاکتور مشورت می‌کنید و اگر راضی هستید، پس از هماهنگی با فروشنده خرید خود را نهایی می‌کنید پروفرما اینویس در موارد زیر به کار می‌رود:
برای نشان دادن تمایل تامین کننده به ارائه کالاها و خدمات با قیمت مورد بحث، در تاریخ موعود.
برای ساده کردن فرآیند اطلاع کلامی به اطلاع کتبی.
به عنوان یک پیشنهاد برای پروتکل‌های تایید خرید داخلی یا شرکت در مزایده.
برای اینکه خریدار بداند از تامین کننده چه انتظاری دارد و دعوت به مذاکره شود.
برای صرفه جویی در زمان و هزینه‌های پردازش.
تفاوت پیش فاکتور، فاکتور نهایی و کوتیشن
کوتیشن سندی است پیشنهادی برای مشتری بالقوه‌ای که علاقه مند به خرید از کسب و کار شما هستند. کوتیشن قبل از پیش فاکتور صادر می‌شود معمولا در مراحل اولیه فروش زمانی که مشتری در ابتدا قیمت‌های شما را می‌خواهد کوتیشن ارسال می‌شود. نکته مهم این است که کوتیشن هیچ گونه تعهد یا انتظاری پشت آن نیست و الزام کمتری نسبت به پیش فاکتور دارد، این سند هیچ ارزش مالی ندارد و می‌تواند مورد قبول مشتری باشد یا بدون عواقب لغو شود.
پیش فاکتور نشان دهنده اطلاعیه اولیه از شرایط یک قرارداد خرید است، فاکتور رسمی و نهایی یک ابزار تجاری رسمی است که طرف گیرنده را از تعهدات پرداخت خود مطلع می‌کند. فاکتور نهایی معمولا در زمان تحویل صادر می‌شود و به معنی درخواست پرداخت توسط طرف دریافت کننده است. برخلاف فاکتور رسمی پیش فاکتور برای جلوگیری از سوء تفاهم در مورد مبلغ پرداختی استفاده می‌شود و معمولا در زمان ثبت سفارش صادر می‌شود تا فروشنده بتواند هر نوع سوال در مورد قیمت یا تاریخ تحویل را به خریدار پاسخ بدهد. پیش فاکتور معمولا در معاملات بین المللی به ویژه برای مقاصد گمرکی در واردات و صادرات، خصوصا واردات کالا از چین اعمال می‌شود. صورت‌حساب‌های پروفرما فرآیند فروش را با حذف رفت‌وآمدهای اضافی پس از انجام فروش آسان‌تر می‌کند.
پروفرما اینویس یا پیش فاکتور شامل چه مواردی است؟
به صورت معمول پروعرما شامل موارد زیر می‌شود:
نام کالا، مقدار کالا، قیمت کالا، مدت زمان اعتبار، کرایه حمل، کشور و کارخانه سازنده، نوع ارز، مشخصات بسته بندی، مشخصات نحوه حمل و نقل کالا، نحوه پرداخت و سایر موارد تخصصی بنابر حوزه کاری.
عناوین ذکر شده در پروفرما اینویس چیست؟
در سند پروفرما اطلاعات مختلفی درج می‌شوند. برخی از مهم‌ترین این اطلاعات عبارت‌اند از:
مشخصات کامل فروشنده و خریدار
زمان تحویل کالا
مبدا کالا
شرایط پرداخت
قیمت واحد و کل
مهلت اعتبار
نوع و تعداد کالا
مقصد نهایی کالا
نحوه پرداخت وجه کالا
ابعاد کالا
وزن خالص و ناخالص کالا
موارد استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما
پیش فاکتور یا پروفرما سندی کاربردی هستند و از آن در حوزه‌های گوناگونی استفاده می‌شود. برخی از کاربردهای این سند عبارت‌اند از:
تجارت بین الملل: در تجارت بین الملل و واردات کالا برای این که خریدار کالای خارجی یا وارد‌کننده باید بتواند مراحل تجارت را سپری کند و مجوزهای لازم برای واردات کالا را دریافت کند. ارائه پروفرما لازم و ضروری است، وارد کنندگان کالا برای شروع واردات لازم است قبل از هر اقدامی نسبت به صدور پروفرما و ارائه آن اقدام کنند.
تخصیص ارز: تخصیص ارز یکی از دیگر کاربردهای پروفرما است. تاجران و بازرگانان برای پرداخت‌های بین المللی به ارزهای خارجی نیاز دارند که نوسانات قیمت ارز مشکلات بسیاری را در این زمینه برای تاجران ایجاد کرده است. برای رفع این مشکلات تاجران می‌توانند با ارائه پیش فاکتور از ارزهای دولتی یا امتیازات دولت در این زمینه استفاده کنند. بنابراین با ارائه این سند در آغاز تجارت می‌توانید اغلب مشکلات مرتبط با تخصیص ارز را رفع کنید.
اعتبار و شماره پروفرما چیست؟
اعتبار و شماره پروفرما دو موضوع مهم است که برای دریافت پروفرما لازم است. معمولا برای این دو اصطلاح تعریف خاصی وجود ندارد به طور کلی شماره پروفرما شماره‌ای است که با شرکت فروشنده مرتبط است و تعیین آن هم با فروشنده است. اعتبار پروفرما نیز اشاره به تاریخ انقضای آن دارد که این تاریخ با توافق طرفین تعیین و ثبت می‌شود. بر این اساس اعتبار این سند تنها تا زمان تعیین شده اعتبار داشته و پس از گذشت این تاریخ از نظر مادی و معنوی هیچ گونه کاربرد و اعتباری ندارد.
مزایای پروفرما اینویس چیست؟
همان‌طور که اشاره کردیم پروفرما اینویس حاوی اطلاعاتی است که در ادامه فرایند خرید کالا تأثیرگذار هستند. مزایای پروفرما اینویس به شرح زیر هستند:
تخمین هزینه‌های مورد انتظار توسط فروشنده، تاریخ تحویل سفارش، شفافیت معامله جهت جلوگیری از هر گونه سوءتفاهم، ایجاد فرصت مذاکره در خصوص شرایط قرارداد پیش از ارائه اینویس نهایی، تسهیل و تسریع تجارت، جلوگیری از بروز اختلافات در زمان تحویل کالا.
آیا پروفرما اینویس یا پیش فاکتور یک سند قانونی است؟
پروفرما اینویس سند قانونی نیست اما برای انجام فرایند تجاری حیاتی است، مشاغل نمی‌توانند از آنها برای مطالبه پرداخت استفاده کنند.
آیا میتوان پیش فاکتور را باطل کرد؟
پیش فاکتور نمیتواند لغو شود پیش فاکتور مانند یک فاکتور تجاری، یک رسید، یا یک صورتحساب فروش نیستند و الزامی برای خریدار ندارد.
اعتبار پیش فاکتور یا پروفرما اینویس چند روز است؟
این موضوع کاملا به فروشنده یا صادر کننده پیش فاکتور بستگی دارد و الزام قانونی ندارد.
