شیپینگ اوردر یکی ازاصطلاحات پرکاربرد درحوزه بازرگانی است در حقیقت میتوان گفت که این اصطلاح به بخش حمل ونقل دریایی و خدمات بازرگانی دریایی مربوط میشود.در ادامه مقاله قصد داریم تا شیپینگ اوردر و مواردی که باید در ارتباط با این روش حمل و نقل دریایی مد نظر داشته باشید را بررسی کنیم.
اگر به تازگی در حوزه واردات و صادرات کالا فعالیت خود را آغاز کرده یا جزو افرادی هستیدکه به صنف بازرگانی علاقه دارید و می‌خواهید کار خود را در این حوزه شروع کنید لازم است که با اصطلاحات مهم و نحوه کارکرد هر کدام از آنها در سیستم حمل ونقل دلیل وتجارت بین‌المللی آشنا باشید تا بتوانید تجارت پرسود و بدون مشکلی را تجربه کنید.
در این مقاله قصد داریم تا شیپینگ اوردر و مراحل مربوط به شیپینگ کالا را بررسی‌کنیم پیشنهاد ما به شما این است که این مقاله را تا انتها مطالعه کنید.
شیپینگ اوردر (Shipping Order) به مستنداتی اطلاق میشود که برای مدیریت و ردیابی فرآیند ارسال کالاها از یک مکان به مکان دیگر استفاده میشود. این مستندات معمولاً شامل اطلاعات مربوط به بار، تحویل‌دهنده، گیرنده، نوع کالا، وزن، و جزئیات حمل و نقل هستند. در ادامه به بررسی مفهوم شیپینگ اوردر و مراحل کلی فرآیند شیپینگ می‌پردازیم.
مفهوم شیپینگ اوردر
شیپینگ اوردر یک سند حیاتی در زنجیره تأمین و لجستیک است که به عنوان یک راهنما برای حمل و نقل کالا عمل میکند. این سند به تأمین‌کننده یا شرکت حمل و نقل اجازه میدهد که اطلاعات دقیق درباره نحوه و زمان ارسال کالا را داشته باشد.
اطلاعات معمول در شیپینگ اوردر:
- اطلاعات فرستنده: نام، آدرس، و شماره تماس.
- اطلاعات گیرنده: نام، آدرس، و شماره تماس.
- تاریخ ارسال: زمان و تاریخ ارسال کالا.
- نوع کالا: توضیحاتی درباره نوع و خصوصیات کالا.
- وزن و ابعاد: جزئیات مربوط به وزن و اندازه بسته‌ها.
- روش حمل و نقل: شامل نوع وسیله نقلیه (هوایی، دریایی، زمینی) و مسیر.
- شماره بارنامه: برای پیگیری حمل و نقل.
مراحل کلی شیپینگ
- ثبت سفارش:
ابتدا خریدار سفارش خود را ثبت میکند و فروشنده شیپینگ اوردر مربوط به آن سفارش را ایجاد میکند. - آماده‌سازی کالا:
کالاها برای ارسال آماده می‌شوند، که شامل بستهبندی و برچسب‌گذاری مناسب است. - ترتیب حمل و نقل:
فروشنده یا تأمین‌کننده حمل و نقل مناسب را انتخاب کرده و تاریخ و زمان ارسال را مشخص میکند. - انتقال کالا:
کالا از محل تأمین‌کننده به محل گیرنده ارسال میشود. در این مرحله، شیپینگ اوردر به عنوان مدرکی برای حمل و نقل عمل میکند. - ردیابی و پیگیری:
با استفاده از اطلاعات موجود در شیپینگ اوردر، فرستنده و گیرنده می‌توانند وضعیت حمل و نقل کالا را پیگیری کنند. - تحویل و دریافت:
کالا به گیرنده تحویل داده میشود و ممکن است گیرنده نیاز به امضا برای تأیید دریافت داشته باشد. - سند نهایی:
پس از تحویل، ممکن است یک سند نهایی یا فاکتور برای تأیید هزینه‌ها و جزئیات حمل و نقل صادر شود.
شیپینگ اوردر به عنوان یک سند کلیدی در فرآیند لجستیک و حمل و نقل کالاها عمل میکند و به مدیریت مؤثر فرآیند ارسال کمک میکند. با رعایت مراحل کلی شیپینگ و دقت در ثبت اطلاعات، میتوان از تأخیرات و مشکلات احتمالی در حمل و نقل جلوگیری کرد.
شیپینگ اوردر چیست؟
اگر بخواهیم این اصطلاح در حمل و نقل دریایی را به صورت کلمه به کلمه بررسی کنیم باید بدانید که شیپینگ اوردر از دو واژه شیپینگ (Shiping) به معنای کشتیرانی و اوردر (Order) به معنای سفارش تشکیل شده است.
شیپینگ اوردر یا همان سفارش حمل ونقلSOسندی است برای هر بار توسط‌خطوط‌کشتیرانی صادرمی‌شود و درآن تایید می‌شودکه تجهیزات و فضای کشتی برای حمل بارشما در دسترس هستند.علاوه بر این اطلاعاتی در مورد مکان‌های تحویل و تخلیه کانتینر و نیز اطلاعاتی درمورد زمانبندی‌های ارسال در این سند ذکر میشود
چه اطلاعاتی را در شیپینگ اوردر میتوان پیدا کرد؟
برای نگارش این دسته از اسناد هیچ الگوی مشترکی بین کشورهای مختلف و واحدهای بازرگانی مختلف وجود ندارد و هر کشور و شرکت بازرگانی بر اساس هدفی که دارد اطلاعاتی را در شیپینگ‌اوردر در اختیار شما قرار میدهد در حقیقت میتوان گفت که هر کشور و هر واحد بازرگانی براساس قوانینی که مد نظر دارد از یک الگوی خاص برای صدور شیپینگ اوردر استفاده میکند.
اما به صورت کلی برخی از اطلاعات مهم در اغلب شیپینگ اوردر یافت میشود مانند اطلاعاتی در مورد نحوه ارسال، روش حمل و نقل و نوع کانتینر واسناد مربوط به کشتی حمل کننده بار شما.
در ادامه، اطلاعات مهمی که می‌توانید درسند سفارش حمل و نقل خود مشاهده کنید را بررسی خواهیم کرد.
جزئیات ارسال‌کننده
این اطلاعات عبارتنداز: نام کامل و آدرس فرستنده که معمولاً صاحب محموله یا طرف رزرو بار است. این جزئیات در بارنامه کالا نیز به صورت کامل ذکر می‌شوند.
اطلاعات حمل ونقل
نام کامل و آدرس باربری، اگر خطوط حمل‌ونقل مستقیماً با فرستنده‌ها کار کنند، این قسمت خالی است و SO در اختیار فرستنده و نمایندگان/فروشندگان منصوب آن قرار می‌گیرد.
محموله و نوع کالا
اطلاعات درمورد انواع کالاهای صادراتی در این قسمت نوشته میشود.
شماره B/L
این شماره به شماره بارنامه مخصوص شرکت‌حمل کننده برای حمل و نقل کالای شما به صورت اختصاصی گفته میشود. از این شماره برای ردیابی و پیگیری حمل و نقل کالا استفاده میشود و در بارنامه پس از ارسال محموله درکشتی این شماره برای هرکالا صادر و در اختیارشما قرار می‌گیرد.
محل دریافت
اگر محموله در خشکی قرار داشته باشد محل دریافت می‌تواند انبار کانتینر داخلی یا محوطه مخصوص کانتینر باشد در ارتباط با محموله‌هایی که در دریا قرار دارند نیز این محوطه به بنادر دریایی و انبار آنها محصور میشود.
بندربارگیری
بندربارگیری،به بندری‌گفته می‌شودکه کانتینرهای مخصوص کشتی در آن بارگیری می‌شوند.پورت بارگیری(POL)به عنوان بندرمبدأ نیز شناخته میشود.
بندرتخلیه
بندر تخلیه بندری است که محموله مورد نظر در آن از کشتی خارج میشود پورت تخلیه (POD) به عنوان بندر مقصد نیزشناخته میشود.
محل تحویل
محل تحویل محلی است‌که ازپیش برای تحویل کالا تعیین شده است‌و حملکننده کالا را تا همان محل برای شما حمل میکند. محل تحویل محل‌نهایی تحویل‌کالا است و تنها درصورتی نشان داده می‌شودکه حمل ونقل باربری‌ترتیب داده شده باشد.
بندرحمل ونقل
بندرحمل ونقل بندری هست که کانتینرها ممکن است از کشتی‌های فرعی به کشتی مادر در این قسمت منتقل شوند در این خصوص باید توجه داشته باشید که هر محموله‌ای نمی‌تواند از کشتی فریب کشتی مادر منتقل شود زیرا مسیرهای حمل و نقل متفاوت هستند.
نام کشتی و شماره سفر
نام کشتی وشماره سفرنیز در شیپینگ اوردر ذکر میشود.
نوع تجهیزات
نوع کانتینری که برای محموله مورد نظر، نیاز است.
بهترین نوع تجهیزات خصوصاًبرای حمل دریایی عبارتند از
کانتینرهای همه‌منظوره
کانتینرهای‌های کیوب
کانتینرهای روباز
کانتینرهای قفسه تخت
کانتینرهای سردخانه
اگر شما اطلاعات کافی در ارتباط با موارد فوق داشته باشید می‌توانید بهترین کانتینر و نیز بهترین شرکت حمل و نقل را برای حمل بین‌المللی‌کالای خود انتخاب کنید.
محل تحویل خالی (Empty Pickup Location)
این محل مکانی است که کانتینر خالی در آن تحویل گرفته میشود. این محل معمولاً یک محوطه مختص کانتینرها یا انبار کانتینر است. شرکت حمل و نقل تعیین شده توسط شما کانتینرهای خالی را از این مکان تحویل می‌گیرد.
مکان بازگشت کامل (Full Return Location)
بندر و پایانه‌ای که کانتینر بارگیری شده باید به آن بازگردانده شود امکان بازگشت کامل نام دارد این مورد زمانی رخ میدهد که کانتینرها پرشده و مجدداً آماده حرکت به سمت مبدا ارسال باشند.
قطع سند (Document Cut-Off)
تاریخ و زمانی که دستورالعمل‌های حمل و نقل باید برای شرکت حمل و نقل مورد نظر ارسال شوند قطع سند نام دارد هرنوع تاخیر در این زمان ممکن است هزینه‌ای برای جبران دیرکت به همراه داشته باشدیا سبب شودکالای شما برگشت بخورد.
چه کسی سفارش حمل ونقل را صادر میکند؟
فردی که دستورالعمل حمل و نقل را ثابت میکند خط کشتیرانی هست چرا که آنها کشتی‌ها را اداره میکنند و مالک کانتینرهای حمل و نقل هستند. سفارشات حمل و نقل باید به صورت مستقیم یا برای یک شرکت حملکننده ارسال شوند.
اگر یک فرستنده مستقیماً با یک خط حمل ونقل برای رزرو کالای خود ارتباط بگیرد، SO برای آن ارسال میشود. اگر فرستنده حمل کننده‌ای را استخدام کند که اسناد آنها را از طرف او پیگیری کند به خط کشتیرانی دستورداده میشود که به جای آن سفارش حمل ونقل به فرستنده بار ارسال کند.
پس از این مرحله حملکننده بار یا کامیون دار که از طرف فرستنده تعیین شده از ناوگان‌خود برای تحویل کانتینرخالی طبق اطلاعات موجود در SO استفاده میکند.
چه زمانی اپراتورها یک سفارش حمل و نقل (SO)را صادر میکنند؟
شرکتهای حمل و نقل پس ازتایید وجود فضا و تجهیزات لازم سفارش‌حمل را به فرستنده بارکه تعیین شده ارسال میکند. این بدان معنی است که تجهیزات آنها دریکی از انبارهای کانتینر موجود قرار دارد و کشتی برای حمل محموله شما فضای مناسبی در اختیاردارد.
مراحل شیپینگ اوردر
در ادامه مقاله مراحلی که به ترتیب برای دریافت شیپینگ اوردر باید طی‌کنید را بررسی خواهیم کرد.
گام اول
در گام اول مشتری با محصول فروشنده شرکت حمل و نقل بار تماس می‌گیرد و قیمت و شرایط کار را بررسی میکند. نکته‌ای که باید دراین مرحله مد نظر داشته باشید این است که معمولاً مشتریان از چند شرکت مختلف استعلام قیمت می‌گیرند و برای اینکه بازاریابان و مسئولان فروش بتوانند جذب مشتری موفقی داشته باشند بهتر است در ابتدا قیمت مدنظر مشتری برای انجام فرایند انتقال کالا را بپرسند. در این صورت ممکن است بتوانید با برقراری ارتباط با خطوط کشتیرانی که قیمت مناسب‌تری دارند محموله مورد نظر مشتری را ارسال کنید.
گام دوم
در این مرحله مسئولین فروش و بازاریابان باید با شرکتهای حمل ونقل بین‌المللی ارتباط بگیرند تا بتوانند از بهترین یا پایین‌ترین قیمت ارسال کالا اطلاع پیدا کنند. در این صورت می‌توانند پایین‌ترین زمان ترانزیت و حمل کالا و نیز بهترین سرویس‌دهی را به مشتریان خود ارائه دهند. مشاورین شرکتهای حمل و نقل بین‌المللی به صورت هفتگی قیمت‌های بازار را چک میکنند علاوه بر این بهتر است که این افراد اموال فایلی برای نرخ‌های آماده جهت ارائه سریع اطلاعات به مشتریان در اختیار داشته باشند. این امرسبب میشود تا مشتریان بیشتری به سمت شرکت شما جذب شوند. یکی از نکاتی‌که می‌تواند در کیفیت کار بازاریابی و مسئولان فروش در این حوزه تاثیر زیادی داشته باشد این است که افراد بتوانند به صورت ایمیلی از شرکتهای حمل و نقل برای دریافت قیمت استعلام بگیرند و پاسخ‌هایی نیز به صورت ایمیل مکتوب دریافت کنند. در این شرایط مسئولین فروش می‌توانند اطلاعات را به صورت بانک اطلاعات ذخیره و دسته‌بندی کنند و درمدت زمان کمتری به نیاز مشتریان خود پاسخ دهند.
در شرایطی که محموله مشتری آماده است مسئولین فروش باید زمان ورود اولین و دومین کشورمحل دریافت بار و نیز زمانی که لیست کشتی بسته میشود را با خطوط کشتیرانی پیگیری و به همراه نرخ مورد نیاز برای حمل‌کالا به مشتری اعلام کنند.
گام سوم
در مرحله سوم مسئولین نرخ مورد نیاز برای حمل کالا را به همراه جزئیات مهم دیگر به مشتری ارائه می‌دهند که Freight Quotation نام دارد. این کوتیشن به صورت مکتوب است و در آن، مدت اعتبار نرخ کرایه حمل به همراه مشخصات کالا و بسته بندی آن نیز ذکر میشود.
گام چهارم
پس ازآنکه مشتری نرخ حمل بار را تایید کرد درخواست رزرو کانتینر به خط کشتیرانی مورد نظر ارسال میشود این درخواست موارد زیر را در بر می‌گیرد.
تعداد و نوع کانتینر درخواستی
نوع محموله
نوع بستهبندی
بندر مبدأ،بندر مقصد
مقصد نهایی
نرخ توافقی با خط
محل پرداخت کرایه حمل
گام پنجم
در این مرحله، شرکت کشتیرانی یک شماره رزرو کانتینر (Booking No) به درخواست کننده ارسال میکند. توجه داشته باشید که برخی از شرکتهای کشتیرانی برای برخی از مسیرهای خاص تعهدنامه‌هایی را از صاحب کالا دریافت میکنند که جزئیات آن در این مرحله به همراه شماره کانتینر برای درخواست کننده ارسال میشود.
گام ششم
در گام ششم،تمامی تعهدنامه‌ها به همراه شماره رزرو برای مشتری ارسال میشود.
گام هفتم
در این مرحله ترافیک خطوط حمل و نقل توسط مشتریان نماینده و برای آگاهی از زمان نسبی تحویل‌کالا به دفترکشتیرانی پیگیری میشود.
گام هشتم
در این مرحله نیز زمان حرکت و ETA پیگیری میشود و توسط مسئول فروش، به مشتری اعلام میشود. این زمان‌ها همگی تقریبی محاسبه می‌شوند.
پیگیری‌ها به صورت مرحله‌ای انجام میشود و زمان تحویل به شما اعلام میشود.
از آن جایی‌که این زمان‌ها همگی به صورت تقریبی محاسبه می‌شوند، این پیگیری‌ها چندبار صورت می‌گیرد.
گام نهم
پس از اینکه اسناد مورد نظر برای حمل‌کالا به خطوط کشتیرانی ارسال شدند مشتری یا نماینده او باید برای دریافت شیپینگ اوردر (Shipping Order/Shipping Instruction) اقدام کند. تا زمانی‌که دستورحمل کالا به کشتیرانی ارسال نشده باشد محموله در لیست انتظار کشتی‌ها قرار نمی‌گیرد برگه مربوط به شیپینگ اوردر باید قبل از حرکت به کشتیرانی ارسال و تاییدیه آن دریافت شود.
گام دهم
در این مرحله، پس از آن که شیپینگ اوردر ارسال شد باید با دفترکشیرانی و شرکت حمل و نقل مورد نظر تماس بگیرید تا کالا و محموله شما درلیست ارسال اولین کشتی قرار گیرد این‌کار بسیار مهم است تا محموله شما از کشتی جا نماند.
ممکن است بنا به دلایلی مانند بارگیری همزمان دو محموله و یا نیاز به دیر رسیدن کالا به مقصد و یا رسیدن کالا درمحدوده زمان خاصی صاحب کالا درخواست نگهداری کالای خود به صورت (Hold) بدهد تا محموله فعلاًبارگیری نشود. در این صورت مالک کالا باید درخواست خود را به صورت کسبی روی سربرگ با مهروامضا ارسال کند و در آن مسئولیت کلیه هزینه‌های حق توقف کانتینر ناشی از نگه داشتن محموله را نیز بر عهده بگیرد و در نهایت درخواست نگهداری‌کالای خود را به خط کشتیرانی بدهد و زمانی که درخواست آزاد سازی (Un-hold) داده شد، مجدداً از خط کشتیرانی درخواست می‌کنیم تا محموله برروی اولین کشتی در دسترس بارگیری شود.
گام یازدهم
برای دریافت پیش‌نویس بارنامه و همچنین اطلاع از نام کشتی‌ها وETA، لازم است پیگیری تلفنی توسط فرستنده یا نماینده قانونی او انجام شود. اگر مشتری از وضعیت بار خود اطلاع نداشته باشد کارمندان بخش ترافیک شرکت حمل ونقل باید در هرلحظه وضعیت محموله را به اطلاع مشتری برسانند.
گام دوازدهم
در این مرحله، پیش‌نویس بارنامه از خط دریافت میشود و برای مشتری ارسال می‌گردد تا مشتری آن را بررسی و تأیید کند.در این مرحله ممکن است مشتری اصلاحاتی را در بارنامه ایجاد کند و کارمندان بخش ترافیک باید سریعاً این اصلاحات را به قسمت کشتیرانی اطلاع بدهند و برای دریافت نسخه اصلاح شده درخواست جدیدی صادر کنند. این روند آنقدر ادامه پیدا میکند تا مشتری تاییدیه خود را اعلام کند و این تاییدیه در نهایت به شرکت کشتیرانی مورد نظر ارسال میشود.
گام سیزدهم
در گام آخر صورتحساب کشتیرانی تصفیه میشود و اصل bl به همراه نامه تلکس ریلیز (Telex Release) از شرکت حمل ونقل‌کننده دریافت میشود.
تفاوت شیپینگ اوردر با تاییدیه رزرو (Booking Confirmation)
این دو مفهوم حاوی اطلاعاتی شبیه به یکدیگر هستند اما شیپینگ اوردر حاوی جزئیات بیشتری درمورد جمع‌آوری کانتینرخالی و زمان‌های cut-off درآن بسیار هستند.باید این نکته را در نظر داشته باشید که معمولاً شرکتهای مخابراتی بسته به حامل و مکان هردو سند را در یک سند ادغام میکند معمولاً تاییدیه رزرو همراه با سفارش حمل ونقل منتشرمی‌شود.در این صورت تاییدیه رزرو حاوی اطلاعات بیشتری از محموله و رزرو کالا است درحالی که سفارش حمل ونقل حاوی اطلاعات بیشتری در ارتباط با کانتینر، انبار و اطلاعاتcut-off است.
سخن پایانی
همانطورکه در ابتدای مقاله بررسی کردیم یکی از مهم‌ترین اصطلاحاتی‌که در دنیای بازرگانی و خصوصاً تجارت دریایی کاربرد دارد شیپینگ اوردر می‌باشد. افرادی‌که قصد دارند در این حوزه کار کنند و یا به بازرگانی و تجارت از طریق دریا بپردازند،باید دانش کافی درخصوص اصطلاحات حمل ونقل دریایی داشته باشند وکاربرد هر کدام از این مواردرا نیز بدانند.
شیپینگ اوردر چیست؟
شیپینگ اوردر (Shipping Order) یک سند تجاری است که شامل جزئیات حمل و نقل کالا، از جمله اطلاعات فرستنده و گیرنده، مقصد، نوع کالا و شرایط حمل می‌باشد. این سند توسط فرستنده یا حملکننده صادر میشود.
چرا شیپینگ اوردر اهمیت دارد؟
شیپینگ اوردر به عنوان سند اصلی برای هماهنگی حمل و نقل و ترخیص کالا عمل میکند و اطلاعات ضروری برای تمامی طرف‌های درگیر در حمل و نقل، از جمله حملکننده، گمرک و گیرنده را فراهم میکند.
مراحل اصلی شیپینگ چیست؟
مراحل اصلی شیپینگ شامل دریافت سفارش، بستهبندی کالا، صدور شیپینگ اوردر، انتخاب روش حمل و نقل، بارگیری کالا، حمل و نقل، تخلیه کالا در مقصد و تحویل به گیرنده است.
چه اطلاعاتی در شیپینگ اوردر وجود دارد؟
شیپینگ اوردر شامل اطلاعاتی مانند نام و آدرس فرستنده و گیرنده، نوع و تعداد کالاها، وزن و حجم، روش حمل و نقل، تاریخ بارگیری و تخلیه، و شرایط خاص حمل و نقل می‌باشد.
نقش شرکت حمل و نقل در شیپینگ چیست؟
شرکت حمل و نقل مسئول هماهنگی و اجرای تمامی مراحل حمل و نقل کالا از مبدأ تا مقصد است. این شامل دریافت کالا، صدور شیپینگ اوردر، حمل و نقل ایمن و تحویل به موقع کالا میشود.
چگونه میتوان شیپینگ اوردر را به صورت الکترونیکی صادر کرد؟
بسیاری از شرکتهای حمل و نقل و بازرگانی از سیستمهای الکترونیکی برای صدور و مدیریت شیپینگ اوردر استفاده میکنند که این کار باعث کاهش خطاها، افزایش سرعت و بهبود ردیابی کالاها در طول حمل و نقل میشود.
تفاوت بین شیپینگ اوردر و بارنامه چیست؟
شیپینگ اوردر سندی است که توسط فرستنده یا حملکننده صادر میشود و شامل دستورات حمل و نقل است، در حالی که بارنامه (Bill of Lading) سندی است که توسط حملکننده صادر میشود و تأیید مالکیت کالا در زمان حمل و نقل را نشان میدهد.
